Yrityksillä ja muissa organisaatioissa pohditaan parhaillaan kuumeisesti palveluiden tilannekuvaa. Samalla pyritään luomaan ymmärrystä ja viestintää siitä mitkä palvelut kuuluvat organisaation palveluvalikoimaan – mitkä ovat ydinliiketoimintaa ja mitkä taas eivät? Miten tulisi panostaa palveluihin niiden eri panos-tuotossuhteessa?
Palvelusalkun yksi tavoite on yksinkertaisesti viestiä palveluiden panos-tuotos-vaativuussuhteesta – antaa riittävät lähtökohdat oikeille päätöksille. Hyvä palvelusalkku kuvaa organisaation palveluiden nykytilaa ja niiden vaikutuksia mm. asiakkaisiin, tuottamisen prosesseihin, avainresursseihin, vaatimustenmukaisuuteen, riskeihin, talouteen ja muuhun liiketoimintaympäristöön. Palvelusalkku voi jäsentää rahoitus- ja tulolähteet, antaa palveluille liikennevalot sekä haluttaessa kuvaa miten eri tietojärjestelmät liittyvät organisaation palveluiden tuottamiseen.
Palveluiden panos-tuotossuhde ja vaikuttavuus ratkaisee
Se millä palvelulla on suuri merkitys asiakkaille ja muille tärkeille sidosryhmille ratkaisee. Lakisääteiset ja ei-lakisääteiset palvelut voidaan raportoida panos-tuotossuhteessa sekä vaikuttavuuden mukaan.
- Mikä on palvelun elinkaaren tilannekuva ja mitkä ovat tarvittavat muutoshallinnan toimenpiteet?
- Mitä palveluja pitäisi ostaa ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ja mitkä palvelut tulisi tuottaa organisaation omilla avainresursseilla?
Hyvä palvelusalkku kertoo helposti ja yksinkertaisesti mitkä ovat keskeiset palvelut, jotka eivät tule vastaamaan asiakkaiden ja liiketoimintaympäristön tulevaisuuden odotuksia ja vaatimuksia. Mitkä ovat vastaavasti palvelut jotka käyttäjämäärällä ja vaikuttavuudella voidaan perustellusti yhdistää tai vetää punakynällä lopullisesti yli. Palvelusalkku auttaa rationalisoimaan ja kehittymään oikeisiin asioihin.
Johtamalla palveluita niiden elinkaarikustannuksen kautta – vuosittaisen budjettivarauksen sijaan, antaa muutosjohtamiselle ja uudistumiselle oikeat lähtökohdat. Hyvä palvelusalkku tekee tuotetun palvelun elinkaarikustannuksesta läpinäkyvän ja yksinkertaistaa asian helpommin tulkittavaksi ja viestittäväksi. Oikea määrä tietoa johtaa parempiin päätöksiin – liika tietoa vie fokuksen ja hidastaa päätöksentekoa.
Tunnista omien palveluiden riippuvuudet
Palveluiden uudistuessa on tärkeää tunnistaa mitkä riippuvuudet eri palveluiden välillä valitsee (Visual Service Mapping). Miten eri projektiehdotukset kytkeytyvät palvelukarttaan ja miten huomioida palveluiden kehittäminen osana projektitoimintaa? Palvelut edellyttävät usein organisaatiolta tietoa, jonka olemassa olevat järjestelmät ja sovelluksen tuottavat. On tärkeää ymmärtää miten palvelut kytkeytyvät olemassa oleviin tietojärjestelmiin ja sitä kautta organisaation järjestelmä- ja sovellussalkkuun.
Tiedätkö missä elinkaaren vaiheessa organisaatiosi palvelut ovat?
On hyvä ymmärtää, että palveluille on elinkaari siinä missä tietojärjestelmilläkin. Palvelut voivat olla elinkaarensa aikana useissa eri vaiheissa. Alkaen palveluiden ideoinnista, suunnittelulla ja konseptoinnilla – jatkuen kehitysvaiheella, päätyen tämän jälkeen palvelun pilotointiin ja käyttöönottoon, aktiiviseen kehittämiseen ja palveluiden ylläpitovaiheeseen. Tämän jälkeen palveluiden elinkaari päättyy hiljalleen hallittuun palvelun alasajoon ja poistumiseen organisaation palvelusalkusta. Toki palvelusalkussa voi olla elinkaaren loppuvaiheen palveluja joille niiden uudistaminen antaakin aivan uuden elinkaaren.
Eri elinkaaren vaiheissa palveluihin kohdistuu eri johtamisen toimenpiteitä ja näiden toimenpiteiden ajoittaminen oikein on yksi keskeinen onnistumisen edellytys. Mikään ei tule pelastamaan palvelua joka otetaan tilannekuvassa liian aikaisin käyttöön – laajassa asiakaskunnassa, ilman että taustajärjestelmät ja palveluosaaminen on kunnossa. Vastaavasti organisaatiota vastaan kääntyy palvelu joka on jo elinkaarensa lopussa eikä siitä osata päästää irti ja ajaa sitä hallitusti alas – Oikea ajoitus on keskeinen onnistumisen edellytys ja palvelusalkku on tähän hyvä näkyvyyden luoja ja tukityöväline.
